Zekerheid in zakelijk verhuizen
463 klanten beoordelen Erkende Projectverhuizers gemiddeld met een 8,6

Post NL bedrijfsverhuizingen

Home » Klantbeoordelingen » Post NL bedrijfsverhuizingen
PostNL startte in 2011 met verhuizen, vertelt Harold Koster, projectleider group facilities bij het postbedrijf. ‘We kregen te horen dat we vanwege de krimpende postmarkt alle productielocaties moesten sluiten en deze moesten bundelen tot negen zogenoemde centrale voorbereidingslocaties (CVL’s). Na een offertetraject onder onze contractpartijen vingen we eind 2011 aan met het verhuizen en sluiten van locaties. Echter, in 2012 vond een reorganisatiestop plaats, waardoor het verhuisproces abrupt tot stilstand kwam. Voor ons een goed moment om het verhuisproces grondig te evalueren.’

Inmiddels is er begin dit jaar een ander uitgangspunt gekozen voor de reorganisatie waarbij de kwaliteit van de postbezorging wél wordt geborgd. Hierbij is het doel van PostNL om in de periode 2013-2015 het aantal productielocaties van ongeveer 260 naar 125 terug te brengen. Koster: ‘Wilden we dit verhuisproces soepel laten verlopen, dan was het zaak om de conclusies uit de evaluatie van de eerste verhuisfase op een goede wijze op te pakken.’ Zo werd in de evaluatie geconstateerd dat er sprake was van een groot aantal afwijkingen op de standaard. ‘Dat leverde veel meerwerk op, wat weer een financieel risico met zich meebracht, naast een groot aantal facturen, creditnota’s en administratieve handelingen. Daardoor ontstond er veel onduidelijkheid over de gemaakte financiële en operationele afspraken, zowel bij ons als bij het betreffende verhuisbedrijf. Dat wilden we in de tweede verhuisfase voorkomen.’ In het nieuwe tendertraject werd om die reden de nadruk gelegd op een optimalisatie van de verhuisprocessen. Koster: ‘In samenwerking met onze adviseur VGIB formuleerden we drie doelstellingen. Zo wilden we per se werken op basis van SMART-afspraken, die specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden van aard zijn. Dat maakt het voor ons mogelijk om de uitvoering te controleren en te borgen. Daarnaast hechtten we grote waarde aan een minimalisatie van meerwerk en een eenvoudig offerte- en facturatietraject.’

Koster vervolgt: ‘Voor het nieuwe tendertraject hebben we onderscheid gemaakt in drie soorten panden, te weten kleine (<500 m2), middelgrote (500-1.500 m2) en grote (>1.500 m2). Vervolgens hebben we twee uitvoeringsmomenten gedefinieerd: maandag tot en met vrijdag en zaterdag. PPV gecertificeerd verhuisbedrijf UTS heeft vervolgens via een matrix per activiteit en op basis van de omvang van de locatie en het moment van uitvoering een vaste prijs geoffreerd. Daarbij is meerwerk op een aantal benoemde uitzonderingen na per definitie uitgesloten. Deze transparante aanpak was voor ons één van de voornaamste redenen om voor UTS te kiezen.’ Maandelijks rapporteert UTS de verhuisbewegingen aan de hand van een managementrapportage aan PostNL. Vervolgens evalueert PostNL dit met het verhuisbedrijf. Koster: ‘Op die manier kom je tot het beste resultaat, door de nadruk te leggen op de output en telkens waar nodig verbeteringen in het verhuisproces aan te brengen. Wat is wenselijk? Wanneer sluit je bijvoorbeeld welke locatie? Maar ook moet je goed nadenken over de nieuw te creëren voorbereidingslocaties. Wat is hier wijsheid? Voorafgaand aan de verhuizing bestonden dergelijke locaties niet eens! Het is dan prettig om voor een deel terug te kunnen vallen op de expertise van UTS. Het is uiteindelijk hun verantwoordelijkheid om de verhuizing in goede orde te regelen en dat bevalt ons prima. Maar ook UTS is te spreken over de dynamische werkwijze, die continu in ontwikkeling is. Zo werken levert namelijk niet alleen meer duidelijkheid op, maar ook minder administratieve handelingen, naast een snellere facturatie en een vlotte betaling.’



Inmiddels heeft UTS sinds 1 april 2013 in totaal 62 productielocaties voor PostNL verhuisd en bezemschoon opgeleverd, ofwel circa 65.000 vierkante meter. Daarnaast zijn er 46 zogenoemde huisnummersorteermachines door UTS verhuisd. Dit jaar worden er nog 22 productielocaties verhuisd, goed voor 42.000 vierkante meter. Daarnaast gaan er nog 28 huissorteermachines over naar een andere locatie.

Bron: Transport en Logistiek Nederland, Vakblad Verhuizen, Twan van der Heijden