Zekerheid in zakelijk verhuizen
488 klanten beoordelen Erkende Projectverhuizers gemiddeld met een 8,6

Centraal Administratie Kantoor (CAK)

Home » Klantbeoordelingen » Centraal Administratie Kantoor (CAK)
Het Centraal Administratie Kantoor (CAK) verhuisde begin dit jaar naar het gebouw De Monarch in Den Haag. P.A. van Rooyen Top Movers mocht de  projectverhuizing verzorgen, met als grootste uitdaging om tijdens de verhuizing het werkproces van het CAK niet te verstoren.

Het CAK is een uitvoeringsorganisatie in de zorg- en welzijnsector die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een aantal financiële regelingen, inclusief de informatietaken. Zo verzorgt het CAK de verwerking en uitbetaling van bepaalde uitkeringen; een taak die het niet toestaat omwille van een verhuizing de ‘loketten’ en telefoonlijnen tijdelijk te sluiten. ‘De uitdaging aan ons was om alle verhuizingen uit te voeren tijdens het weekend of in de avond- en nachtelijke uren. Er mocht geen enkele werkdag worden onderbroken’, vertelt Teun ter Voert. Hij werkt voor RPS, een advies- en ingenieursbureau dat projectmanagement en verhuismanagement heeft verzorgd voor het CAK. In die hoedanigheid fungeerde RPS namens het CAK als opdrachtgever voor het verhuisbedrijf. 
Ter Voert vervolgt: ‘De nieuwe locatie, de prachtig gerenoveerde en verduurzaamde ‘Monarch’-toren, werd in fases opgeleverd. We kozen ervoor om achter deze fases aan te verhuizen. Vanwege de eis dat het werkproces ongehinderd moest doorgaan, was het beter om twee of meer kleinere stappen te maken in plaats van één grote stap. Enig nadeel is dan wel dat het verhuisproces qua planning en afstemming, bijvoorbeeld op het vlak van ICT en telefonie juist complexer wordt.’ Maar de opzet is prima geslaagd, vertelt Ter Voert. ‘Op de oude locaties kon iedereen doorwerken tot het einde van de laatste werkdag. Vervolgens zorgde de verhuisploeg ervoor dat iedereen de volgende dag op de nieuwe locatie direct weer aan de slag kon. Achter het eigen bureau, met de eigen spullen. Ook was alle werkplekapparatuur weer aangesloten en getest – alsof er niets was gebeurd.’ Tevreden gevoel P.A. van Rooyen Top Movers kreeg de verhuisopdracht na een aanbesteding. Ter Voert: ‘Zij boden de beste combinatie: een goede prijs, maar ook een bewezen kwaliteit en een mooi aantal  referentieprojecten.’

Terugkijkend op het verhuisproces, overheerst een tevreden gevoel bij Ter Voert. ‘Het begon al tijdens de voorbesprekingen. Die verliepen naar mijn gevoel erg constructief.’ RPS heeft alle voorbereidingen binnen de interne organisatie van het CAK aangestuurd. Voor elke bedrijfsunit was één persoon aangesteld als verhuiscoördinator. Via die coördinatoren is alle informatie verzameld en in zogenoemde ‘van-naar bestanden’ verwerkt. Daarmee kon Van Rooyen snel schakelen. Ter Voert benadrukt het goede verloop van het voortraject, omdat hij ervan is overtuigd dat een goede voorbereiding bepalend is voor de kwaliteit van de daadwerkelijke uitvoering. ‘Met elkaar hebben we een goed plan van aanpak en een draaiboek gemaakt. Daardoor heb ik altijd een goed gevoel gehad over deze verhuizing. De uiteindelijke uitvoering heeft dat gevoel alleen maar bevestigd.’

Het enige ‘hobbeltje’ dat er dreigde in het verhuisproces kwam een paar dagen voor de start, zo vertelt Ter Voert. De Monarch staat namelijk aan een weg die als uitwijkroute dient voor hulpdiensten, in geval van file of aanrijding op de nabijgelegen A12 (Utrechtsebaan). ‘Op zo’n uitwijkroute mogen geen opstoppingen ontstaan door welke belemmering dan ook. ‘We werden daarom bij de gemeente Den Haag ontboden om ons logistieke plan te komen toelichten. Die argwaan was best begrijpelijk, want men had slechte ervaringen met eerdere verhuisprojecten in die omgeving. Die hadden flinke verkeersstremmingen en hinder veroorzaakt. Maar na de uitleg was de gemeente vol lof over ons plan van aanpak en over alle maatregelen om hinder juist te voorkomen’. Al met al spreekt Ter Voert van een ‘goede ervaring’ met P.A. van Rooyen Top Movers. ‘De opdrachtgever en de interne kantoorgebruikers zijn heel tevreden. Verder zijn we binnen de planning én binnen het budget gebleven. Nazorg was uiteindelijk nauwelijks nodig. Wat kan iemand zich nog meer wensen?’

Twan van der Heijden, eindredacteur vakbad Verhuizen